TRÄFFPOLICY FÖR SOMMARTRÄFFEN.

 Riktlinjer för planering och genomförande av klubbens sommarträffar.

.

.

             *

Arrangörsgruppen bör bestå av minst tre personer. Backup är nödvändig vid en. sjukdom och bättre resultat nås vid dialog i en liten grupp. 

.

.

             *

Arrangörsgruppen ska kontrollera med Vägverket/kommuner att inga störande vägarbeten finns på planerad körväg.

.

.
             *

Väderberoende aktiviteter måste ha alternativ.

.

.
             *

Parkeringsplatser måste vara säkra ur skadesynpunkt (skadegörelse, nedblåsande träd etc.).

.

.
             * Arrangören ska under planeringsskedet rapportera till klubbens träffsamordnare och till P1800-klubbens styrelse.

.

.
             *

Träffarna ska inte innehålla alltför mycket bilkörning på bekostnad av den sociala samvaron. Planering ska ske både för kör- och ställtider.

.

.
             * Tydligt program och tydliga vägbeskrivningar ska skickas ut i förväg. Färdväg ska skyltas.

.

.
             *

Dokumentation till årsstämma sköts av klubbens styrelse och inte av träffarrangören men denne ska planera för tid och lokal för årsstämma.

.

.
             * Klubbtidningen och hemsidan ska användas för marknadsföring av sommarträffen. Formulär för anmälningsblankett ska finnas med i tidningen och möjlighet till anmälan via hemsidan bör finnas.

.

.
             * Möjlighet att anmäla önskemål om vegetarisk och allergianpassad mat ska finnas.

.

.
             * Mottagande och hänvisande parkeringsvakter under träffen måste finnas.

.

.
             * Budget och kostnadstak för sommarträffen ska fastställas av P1800-klubben styrelse.

.

.
             *

Fullmakt från styrelsen till arrangör om uppdraget och dess innehåll ska finnas. Offerter ska tas in i mycket god tid för att få bästa möjliga pris.

.

.
             * Skyltar, banderoller, västar, T-shirts rekvireras från klubbens styrelse/träffsamordnare i god tid.

.

.
             * Sponsorer tillför mervärde.
             * Använd också den ”planeringslathund” som finns på klubbens hemsida under ”Evenemang/träffplanering”.
  Policyn antagen av Svenska Volvo P1800-klubbens styrelse 2009-08-23

 

Sidan uppdaterades senast 2009-11-17  M.E