Ekonomifrågor

.

Styrelsen i P 1800 klubben vill lämna följande information om hur ekonomifrågorna inom klubben är organiserade och hanteras både i det löpande arbetet och vid årsstämman.

Medlemsavgift
Av klubbens stadgar (6§) framgår att föreningsstämman fastställer medlemsavgiften för kommande verksamhetsår dvs. kalenderår. Medlemsavgiften för 2010 är250 kronor och nya medlemmar erlägger en inträdesavgift på 150 kronor. Medlemsavgiften ska vara betald senast 31 december före verksamhetsåret.

Årsstämma
Minst en vecka före föreningsstämman (årsstämman) ska bl a följande handlingar finnas tillgängliga för klubbmedlemmarna: verksamhetsberättelse, resultat- och balansräkning samt revisionsberättelse. Frågorna om fastställande av balans- och resultaträkning samt ansvarsfrihet för styrelsen ska beslutas av årsstämman (12 §). Handlingarna finns tillgängliga på klubbens hemsida och i pappersform för de som önskar sådana dokument.

Enligt 18 § utser föreningsstämman auktoriserad eller godkänd revisor att vara revisor respektive revisorssuppleant i klubben. Senast före utgången av mars månad ska styrelsen tillhandahålla revisorn räkenskapshandlingar, styrelseprotokoll samt verksamhetsberättelse och revisorn kan när som helst under verksamhetsåret begära att få tillgång till protokoll, räkenskapshandlingar och kassa för kontroll.

Revisorer valda vid årsstämman 2009 är auktoriserad revisor Björn Engblom och godkänd revisor Pär Konradsson vid Öhrlings Pricewaterhouse Coopers i Gävle som således svarar för den externa revisionen.

Bokföring
Den löpande bokföringen och bokslutet görs i bokföringsprogrammet VISMA Förening som också innehåller medlemsregistret. Den allra största delen av klubbens intäkter utgörs av inbetalningarna av medlemsavgifter.

Utbetalningar från klubben görs av kassören efter attest från ordföranden. Ordförande och kassör tecknar var för sig klubbens firma enligt beslut vid konstituerande styrelsesammanträde.

Intern rapportering och internkontroll
Vid styrelsesamanträdena dvs normalt fyra gånger per år rapporterar kassören  genom att presentera resultatrapport , balansrapport, budgetuppföljning samt senaste kontoutdrag från plusgirokontot för avstämning mot huvudboken för styrelsen. Den interna kontrollen går vidare till så att någon annan ledamot av styrelsen än kassören vid varje sammanträde slumpmässigt väljer ut tre dagar efter närmast föregående sammanträde och kontrollerar att det bokförda saldot på plusgirokontot, som är det löpande kontot för klubbens betalningar, stämmer överens med saldouppgiften från Plusgirot och att korrekta underlag finns för transaktionerna dessa dagar.

Beträffande användning av klubbens medel får ingen enskild styrelseledamot göra inköp för mer än 2 000 kronor. Sådana beslut ska fattas av styrelsen.

Övrigt
För att medlemsregistret ska vara så korrekt som möjligt är det viktigt att meddela mig adressändringar. Jag står gärna till tjänst med mer information eller har en dialog om klubbens ekonomi och ekonomihantering. Hör av dig till  treasure@volvop1800club.se eller till telefon 070-360 52 94.

Vänliga hälsningar

Kassör